Die Herausforderung
Die Westfälische Hochschule betreibt an mehreren Standorten spezialisierte Labore mit einer Vielzahl an Maschinen und Geräten. Eine einheitliche, digitale Lösung zur transparenten Verwaltung und Buchung fehlte bislang – insbesondere für den standortübergreifenden Einsatz. Der manuelle Aufwand war hoch, die Übersicht begrenzt und die Ressourcennutzung oft ineffizient.
Ausgangssituation
Als praxisorientierte Hochschule für angewandte Wissenschaften mit Fokus auf Technik, Wirtschaft und Gesundheit ist die WHS auf eine reibungslose Nutzung technischer Einrichtungen angewiesen. Die Verwaltung der Laborgeräte erfolgte bisher dezentral und intransparent. Um die Ressourcen besser zu nutzen und die organisatorische Belastung zu reduzieren, sollte eine zentrale Plattform eingeführt werden, die alle Standorte verbindet, Buchungsprozesse vereinfacht und gleichzeitig sicherheitsrelevante Anforderungen berücksichtigt
Die Lösung
Gemeinsam mit reanmo realisierte die Westfälische Hochschule eine Tool-Sharing-Plattform, die den gesamten Gerätebestand digital abbildet und zentral steuerbar macht. Eine öffentlich zugängliche Startseite mit Standortübersicht, Ansprechpartnern und Geräteinformationen sorgt für Übersicht und Auffindbarkeit. Ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement erlaubt es Laborverantwortlichen, Koordinatoren und Administratoren, gezielt auf relevante Funktionen zuzugreifen. Die Plattform bietet u. a. eine Geräteübersicht mit Filtermöglichkeiten, ein Buchungssystem mit Zeitfenstern sowie die Verwaltung sicherheitskritischer Pflichtbuchungen.
Das Ergebnis
Die Tool-Sharing-Plattform verbessert die Geräteverfügbarkeit, optimiert Buchungsprozesse und reduziert den administrativen Aufwand an der Westfälischen Hochschule. Die standortübergreifende Nutzung wird vereinfacht, Sicherheitsvorgaben werden digital abgebildet und alle Nutzergruppen erhalten transparente Zugänge zu Ressourcen. Die Lösung unterstreicht den Anspruch der WHS, Forschung und Lehre mit digitalen Werkzeugen nachhaltig zu stärken.
Transparente und sichere Gerätebuchung
Dank klarer Rollenverteilung, Filterfunktionen und Pflichtbuchungssystemen wird die Nutzung sicherheitskritischer Geräte kontrolliert und nachvollziehbar gestaltet – standortübergreifend und benutzerfreundlich
Reduzierter Verwaltungsaufwand durch zentrale Plattform
Buchungen, Kontaktpflege und Ressourcenzuteilung werden zentral organisiert, was den administrativen Aufwand erheblich senkt und die Auslastung der Geräte verbessert.
Stärkung der digitalen Zusammenarbeit in Forschung und Lehre
Die Plattform fördert die standortübergreifende Nutzung von Ressourcen und unterstreicht den digitalen Anspruch der WHS – sowohl für Studierende als auch für Mitarbeitende in Forschung und Lehre.
